6 Tools für schnellere Abschlüsse und bessere Finanzplanung im Mittelstand

Der Monatsabschluss gehört für viele Finance-Teams in mittelständischen Unternehmen zu den aufwendigsten wiederkehrenden Aufgaben. Daten müssen aus mehreren Systemen zusammengetragen, Abstimmungen manuell erledigt und Berichte in Tabellenkalkulationen vorbereitet werden. Dadurch liegen die endgültigen Ergebnisse häufig erst etwa zwei Wochen nach Monatsende vor. Bis dahin wurden wichtige Entscheidungen oft bereits auf Basis älterer oder geschätzter Zahlen getroffen.

Unternehmen, die diesen Ablauf verbessert haben, erreichen das nicht zwangsläufig durch zusätzliches Personal oder mehr Überstunden im Finance-Team. Stattdessen setzen sie auf Werkzeuge, die manuelle Tätigkeiten automatisieren, Datenquellen miteinander verbinden und die Informationen bereitstellen, die für fundierte Entscheidungen erforderlich sind. Die folgenden sechs Lösungen unterstützen genau diesen Ansatz.

1. Sage ERP: Integrierte Basis für Finanzmanagement und Unternehmensressourcen

Sage ERP schafft die Grundlage für effizientere Abschlüsse und eine verlässlichere Planung. Sage 100 richtet sich an mittelständische Unternehmen, während Sage X3 für wachstumsstarke oder international tätige Betriebe vorgesehen ist. Die ERP-Lösungen führen Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Einkauf und Controlling in einer gemeinsamen Datenbasis zusammen.

Wenn Geschäftsvorgänge in Echtzeit erfasst werden und alle relevanten Informationen aus einem zentralen System stammen, lassen sich viele besonders zeitintensive manuelle Schritte beim Monatsabschluss vermeiden. Berichte, deren Erstellung zuvor mehrere Tage dauerte, können innerhalb weniger Minuten verfügbar sein. Dadurch bleibt dem Finance-Team mehr Zeit für Analysen und strategische Aufgaben.

Weshalb das relevant ist: Ein leistungsfähiges ERP-System bildet die Voraussetzung für die weiteren Vorteile der hier aufgeführten Lösungen. Fehlt eine verlässliche und integrierte Datengrundlage, können Investitionen in Analyse und Planung ihr Potenzial nicht vollständig entfalten.

2. Salesforce: CRM-Plattform für Vertriebs- und Umsatzdaten

Eine häufige Ursache unpräziser Finanzplanung im Mittelstand ist die Trennung von Vertriebs- und Finanzinformationen. Während das Vertriebsteam im CRM arbeitet, nutzt die Finanzabteilung das ERP. Muss der Datenaustausch zwischen beiden Systemen manuell erfolgen, entstehen Verzögerungen und zusätzliche Fehlerquellen.

Durch die Verbindung von Salesforce mit Sage ERP können im CRM erfasste Aufträge automatisch als gebuchte Umsätze in das ERP übernommen werden. Umsatzprognosen stützen sich damit auf aktuelle Pipeline-Daten statt auf historische Durchschnittswerte. Finance und Vertrieb arbeiten auf derselben Informationsbasis.

Weshalb das relevant ist: Die Integration von CRM und ERP reduziert die Informationslücke zwischen dem aktuellen Vertriebsgeschehen und der Finanzplanung. Dadurch lassen sich Umsatzprognosen deutlich verlässlicher erstellen.

3. Staffbase: Plattform für interne Kommunikation im Unternehmen

Schnellere Abschlussprozesse und bessere Planungen schaffen nur dann einen echten Nutzen, wenn die daraus gewonnenen Erkenntnisse und Entscheidungen auch wirkungsvoll innerhalb der Organisation vermittelt werden. Staffbase ist eine Plattform für interne Unternehmenskommunikation, über die Finance-Teams und Führungskräfte Finanzergebnisse, strategische Entscheidungen und relevante Aktualisierungen gezielt und strukturiert an passende Mitarbeitendengruppen weitergeben können.

Unternehmen, die ihre Finanzkommunikation verbessern, berichten regelmäßig über höheres Engagement, ein besseres Verständnis der Unternehmensziele und eine stärkere Ausrichtung der Teams an den finanziellen Prioritäten.

Weshalb das relevant ist: Finanzielle Transparenz unterstützt die gemeinsame Ausrichtung verschiedener Teams. Gleichzeitig ist sie eine wichtige Voraussetzung dafür, dass strategische Planungen in konkrete operative Maßnahmen umgesetzt werden.

4. Tableau: Lösung für Business Intelligence und Datenvisualisierung

Auch wenn sämtliche relevanten Informationen bereits im ERP vorhanden sind, müssen sie so aufbereitet werden, dass Entscheidungsträger sie unmittelbar nutzen können. Tableau lässt sich mit Sage ERP verbinden und stellt Finanzkennzahlen in interaktiven visuellen Dashboards dar. Diese aktualisieren sich automatisch und können von Mitgliedern des Führungsteams jederzeit aufgerufen werden.

Anstelle monatlicher Berichtspakete, deren Erstellung mehrere Stunden beansprucht und deren Inhalte zum Zeitpunkt der Präsentation bereits veraltet sein können, erhalten Führungskräfte kontinuierlichen Zugriff auf aktuelle Finanzkennzahlen. Die Daten stehen damit in einer Form zur Verfügung, die schnelle und fundierte Entscheidungen erleichtert.

Weshalb das relevant ist: Klar visualisierte und unmittelbar zugängliche Informationen werden eher in Entscheidungsprozesse einbezogen. Tableau macht die ERP-Daten für das gesamte Führungsteam leichter verständlich und direkt nutzbar.

5. Personio: HR-Plattform für Personal- und Kostenmanagement

Personalkosten stellen in vielen mittelständischen Unternehmen den größten Kostenblock dar. Gleichzeitig gehören sie häufig zu den Bereichen, deren Entwicklung in Echtzeit am wenigsten transparent ist. Werden HR-Daten und Gehaltsabrechnungen nur einmal monatlich an das Finanzsystem übertragen, basiert die Budget- und Forecast-Planung des Finance-Teams regelmäßig auf nicht mehr aktuellen Personalkosteninformationen.

Personio verbindet HR und Lohnabrechnung mit Sage ERP. Dadurch werden Personalveränderungen wie Neueinstellungen, Gehaltsanpassungen oder Abgänge unmittelbar in der Finanzplanung sichtbar. Die Finanzabteilung erhält so laufend ein aktuelles Bild eines der wichtigsten Kostentreiber im Unternehmen.

Weshalb das relevant ist: Aktuelle Personalkostendaten im ERP ermöglichen präzisere Budgets, genauere Forecasts und fundiertere Entscheidungen über Wachstum und Ressourceneinsatz.

6. Pigment: Plattform für strategische Finanzplanung und Auswertung

Statische Jahresbudgets in Tabellenkalkulationen bilden lediglich eine Momentaufnahme ab. Sobald sich die tatsächlichen Rahmenbedingungen verändern, verlieren sie schnell an Aktualität. Pigment ist eine Finanzplanungsplattform, die sich direkt mit Sage ERP verbinden lässt und ein dynamisches Planungsmodell erstellt, das sich automatisch aktualisiert, wenn neue Ist-Daten einfließen.

Finance-Teams, die Pigment einsetzen, beschreiben regelmäßig einen grundlegenden Wandel ihrer Rolle. Statt hauptsächlich Berichte über vergangene Entwicklungen zu erstellen, kann die Finanzabteilung stärker an der zukünftigen Ausrichtung des Unternehmens mitwirken. Szenarioanalysen, rollierende Forecasts und Personalplanungen basieren dabei auf aktuellen Daten statt auf Annahmen.

Weshalb das relevant ist: Eine Finanzplanung auf Grundlage aktueller Ist-Daten ist präziser und praktischer nutzbar als eine Planung mit veralteten Momentaufnahmen. Sie schafft damit eine bessere Basis für fundierte strategische Entscheidungen.

Antworten auf häufige Fragen

Wann sollte ein mittelständisches Unternehmen in eine leistungsfähigere Finanzinfrastruktur investieren?

Der passende Zeitpunkt liegt meist früher, als viele Unternehmen annehmen. Typische Hinweise sind ein Monatsabschluss, der regelmäßig länger als eine Woche dauert, ein Finance-Team, das mehr Zeit mit manuellen Datenübertragungen als mit Analysen verbringt, oder Führungsentscheidungen, die auf veralteten beziehungsweise unvollständigen Zahlen beruhen. Treten solche Probleme wiederholt auf, können die Kosten der bestehenden Situation bereits höher sein als die Investitionen in bessere Systeme.

Wie viel Zeit nimmt die Einführung eines neuen ERP-Systems im Mittelstand üblicherweise in Anspruch?

Bei mittelständischen Unternehmen liegt die typische Implementierungsdauer zwischen drei und sechs Monaten. Wie lange das Projekt tatsächlich dauert, hängt von der Komplexität der Anforderungen und der Zahl der benötigten Schnittstellen ab. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren für einen termingerechten und reibungslosen Abschluss zählen ein erfahrener Implementierungspartner mit Branchenkenntnissen sowie ausreichende interne Ressourcen.

Kann ein ERP-System alle übrigen Softwarelösungen im Unternehmen ablösen?

Nein. Moderne ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, mit spezialisierten Best-of-Breed-Lösungen aus anderen Unternehmensbereichen zusammenzuarbeiten. Die offene Architektur von Sage ERP ermöglicht die Anbindung von CRM-, HR-, Business-Intelligence- und weiteren Systemen über standardisierte Schnittstellen. Das ERP fungiert dabei als zentraler Datenkern, der die Informationen der übrigen Systeme miteinander verbindet und konsolidiert.

Welche Argumente eignen sich, um die Geschäftsführung von einer ERP-Investition zu überzeugen?

Besonders überzeugend sind konkrete Zahlen. Dazu gehören beispielsweise die Stunden, die das Finance-Team jeden Monat für manuelle Prozesse aufwendet, die Kosten, die durch falsche oder verspätete Entscheidungen entstanden sind, und der mögliche Vorteil schnellerer, besser informierter Entscheidungen auf Basis verfügbarer Echtzeit-Daten. Ein nachvollziehbarer Vergleich der aktuellen Kosten mit den erwarteten Investitionsausgaben und dem möglichen Mehrwert wirkt in der Regel stärker als abstrakte Aussagen über Effizienz.

Wie lässt sich erreichen, dass Mitarbeitende ein neues ERP-System tatsächlich einsetzen?

Zu den größten Akzeptanzhindernissen zählen unzureichende Schulungen, unklar definierte Prozesse und der Eindruck, dass das neue System mehr Aufwand verursacht, als es einspart. Eine gute Implementierung beginnt daher mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Abläufe, legt neue Prozesse eindeutig fest und führt die Mitarbeitenden strukturiert in das System ein. Change Management ist dabei kein optionaler Zusatz, sondern ein wesentlicher Erfolgsfaktor für jedes ERP-Projekt.